Dans le monde des affaires, nouer une relation de confiance et de bonne convivialité avec son client est un impératif pour toute entreprise qui souhaite pérenniser son activité. Il est fréquent qu’il arrive que les clients (par omission, incompréhension, cas de force majeur ou mauvaise foi) ne paient pas à temps leurs dettes. Cela a pour incidence directe d’engendrer un déséquilibre sur la trésorière de l’entreprise. Dans ce cas de figure, la relance par mail s’avère être le meilleur instrument de négociation.
Sommaire
Quelques mots sur la relance par mail des factures impayées
La relance par mail des factures impayées permet aux entreprises de communiquer à leurs clients leur désir de recouvrement des créances échues en instance. À ce propos, il est possible d’employer des logiciels de recouvrement révolutionnaires tels que CashOnTime. Ce logiciel assure aux entreprises la facilitation du processus de recouvrement tout en optimisant leur relation financière clients. Vous pouvez également choisir d’automatiser votre gestion des créances et recouvrements en optant pour CashOnTime.
Alors, pour revenir au sujet, le mail de relance des factures impayées permet de communiquer au client le désir de l’entreprise de recouvrer sa créance lorsque, pour une raison ou pour une autre, il y a retard de paiement. Cette méthode est très recommandée, car à l’opposé de la mise en demeure, elle vise à conserver le climat d’affaire et les bonnes relations avec les clients débiteurs. D’autant plus que certains parmi eux peuvent être parfaitement de bonne foi.
Stratégie et modèle de relance des factures impayées par mail
La rédaction des mails de relance pose souvent problème à certaines entreprises commerciales. Nous vous éclairons à propos.
Stratégie de relance des factures impayées
La relance par mail des factures impayées permet d’éviter tout recours à une potentielle mise en demeure du client (constitution en demeure du débiteur par lettre pouvant aboutir à des poursuites judiciaires en cas de non paiement). La relance par mail est donc une méthode de recouvrement à l’amiable de la créance.
Par ailleurs, elle vous permet de retracer avec fiabilité la nature des échanges passés avec le client et d’avoir une idée claire de la date desdits échanges. Ce qui peut servir et valoir ce que de droit en cas d’action en justice. C’est-à-dire servir de preuve pour justifier votre bonne volonté de trouver un arrangement à l’amiable.
Prototype de relance des factures impayées par mail
Le modèle à suivre est le suivant :
OBJET : Relance d’impayé de la facture numéro (+ numéro facture).
Monsieur/madame,
Nous constatons, sauf omission ou erreur, que votre facture numéro (+ numéro de facture) du (+ date de facturation) est échue. Cependant, nous n’avons pas reçu de paiement de votre part jusqu’à cette date.
Nous vous prions donc de respecter votre engagement en soldant ladite facture ci-jointe dans les plus brefs délais.
Néanmoins, si votre règlement précède la réception du présent mail, veuillez ne pas le prendre en considération.
Cordialement, votre.
Recommandations et mentions indispensables
Il est bien vrai qu’il faut recourir à la relance par mail pour informer les clients de leurs créances échues. Pourtant, si votre rédaction ne respecte pas certains critères, votre message sera mal perçu par le client. Dans l’optique de vous orienter, voilà en un bref résumé les principales recommandations de la rédaction.
Recommandations
Nous vous recommandons :
- de faire recours aux logiciels de traitement, de facturation et de recouvrement ;
- de préciser clairement dans l’objet qu’il s’agit d’une relance d’impayé de facture ;
- d’être concis et clair dans votre message ;
- de faire preuve de fermeté dans votre rédaction.
Nota bene : qu’il vous souvienne que vous devez garder votre calme et prioriser la courtoisie et le règlement à l’amiable au cours de la rédaction de votre mail de relance.
Mentions indispensables
Il n’y a pas de modèle standard pour rédiger un mail de relance d’impayés. Mais, à l’instar de la quittance de loyer, le mail de relance d’impayés doit comporter certaines informations, à savoir :
- les références et dates des factures ;
- le montant dû et les pénalités dues ;
- la date d’échéance ;
- vos modalités de paiement : numéro de compte bancaire, RIB, etc.
Pour résumer, la relance par mail permet de recouvrer rapidement ses dus, surtout quand il s’agit parfois d’une omission ou d’une incompréhension de la part du client. C’est un excellent moyen d’entamer le processus de règlement d’impayés tout en préservant la relation client. Elle s’effectue suivant des exigences très strictes et se doit d’être toujours courtoise quels que soient les litiges opposant entreprises et clients.
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